Politique de protection des données personnelles

Table des matières

1. Qui traite vos données personnelles (identité du responsable du traitement) ?
2. Quelle est la source de collecte de vos données ?
3. Quelles catégories de données traitons-nous ?
4. Pour quels objectifs traitons-nous vos données ?
5. Quels sont les destinataires de vos données ?
6. Utilisez-vous des cookies ?
7. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
8. Quelles sont les durées de conservation des données ?
9. Comment vos données sont sécurisées ?
10. Quels sont vos droits ?
11. Modification de notre politique de protection des données personnelles
12. Comment pouvez-vous nous contacter ?

La présente politique de protection des données personnelles, ainsi que tout document auquel il est fait référence, vise à informer de manière transparente et précise sur les modalités de traitement des données à caractère personnel (« données », « données personnelles », « informations ») par Mobilize Financial Services (« nous » ou « Mobilize Financial Services ») concernant ses clients (particuliers et professionnels), prospects, fournisseurs et sous-traitants, partenaires commerciaux (prêteurs, assureurs, constructeurs, distributeurs, concessionnaires) et candidats à un emploi (« vous », « votre/vos »), que nous collectons auprès de vous ou que vous nous fournissez.

PARTIE 1 : Qui traite vos données personnelles (identité du responsable du traitement) ?

En Belgique et au Grand-Duché de Luxembourg, deux sociétés agissent comme responsables du traitement pour leurs opérations spécifiques, en fonction des produits ou services concernés, et opèrent sous la marque commerciale Mobilize Financial Services :

1. RCI Financial Services SA, filiale belge de RCI Banque SA, ayant son siège social au 40 Rue Joseph II, 5ème étage, boîte 7C, 1000 Bruxelles et inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0413.419.641 ; et
2. Autofin SA, filiale belge de RCI Banque SA, ayant son siège social au 40 Rue Joseph II, 5ème étage, boîte 7C, 1000 Bruxelles et inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0418.217.379.

RCI Banque SA, société mère des deux entités susmentionnées, est elle-même détenue par le Groupe Renault. RCI Banque SA et l’ensemble de ses filiales sont conjointement dénommées ci-après le « Groupe Mobilize Financial Services ». Son siège social est situé au 15 rue d'Uzès, 75002 Paris, France, et elle est immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 306 523 358.

Nous traitons vos données personnelles dans le respect des principes fixés par la règlementation applicable à la protection des données personnelles, et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données personnelles, et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après ensemble la « Règlementation Données Personnelles »).

La présente politique pourra être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire applicable ou de l’évolution de notre activité, et notamment des produits ou services que nous vous proposons.

Dans certains cas, Mobilize Financial Services traite également vos données en qualité de sous-traitant. C’est notamment le cas lorsque vous avez contracté avec un de nos partenaires un contrat se présentant sous un nom de marque Mobilize Financial Services, Mobilize Insurance ou un dérivé. Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous agissons selon les instructions du partenaire agissant comme responsable de traitement.

PARTIE 2 : Quelle est la source de collecte de vos données ?

Nous collectons vos données personnelles à partir de diverses sources selon la nature de notre relation :

• Collecte directe auprès de vous

  La principale source de collecte provient directement de vous-même lorsque vous nous transmettez vos informations personnelles. Cette collecte directe intervient notamment lors de votre demande de souscription à un de nos produits, de la souscription à nos services en ligne, de votre inscription à nos communications commerciales, de votre candidature à un emploi au sein de notre organisation, ou encore lors de vos contacts avec nos services clients pour toute réclamation ou demande d’information.

• Collecte auprès de nos partenaires commerciaux

  Nous recevons certaines de vos données personnelles par l’intermédiaire de nos partenaires commerciaux. Les constructeurs automobiles et concessionnaires peuvent par exemple nous transmettre des données dans le cadre de garanties ou de services après-vente.

  Lorsque votre contrat de financement est conclu avec un de nos partenaires, ce dernier nous communique vos données dans le cadre de notre partenariat. Nous agissons alors en général comme sous-traitant pour des traitements de données faits pour le compte de notre partenaire.

  Nos partenaires assureurs nous communiquent les informations nécessaires à certains aspects de la gestion des contrats d’assurance souscrits conjointement ou non avec des financements ainsi qu’à leur marketing. Nous agissons alors en général comme sous-traitant pour des traitements de données faits pour le compte de notre partenaire.

  D’autres intermédiaires financiers peuvent également constituer une source de données lorsque vous faites appel à leurs services pour nos produits.

  Enfin, certaines données peuvent également nous être communiquées par d’autres prestataires externes (par ex. dans le cadre d’études de marché, enquêtes de satisfaction).

• Collecte auprès d’organismes tiers autorisés

  Dans le respect de la réglementation applicable et avec les bases légales appropriées, nous pouvons obtenir certaines de vos données auprès d’organismes tiers spécialisés. Lorsqu’une demande de financement a été introduite auprès de nous, nous pouvons consulter des organismes d’évaluation du risque de crédit et bureaux de crédit qui nous fournissent des informations sur votre solvabilité et votre historique financier, dans le cadre de l’analyse de votre demande. Les administrations publiques et organismes officiels constituent également une source de données, notamment pour la vérification d’identité, les contrôles de conformité réglementaire, ou encore dans le cadre de nos obligations de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

• Collecte via des sources publiques ou officielles

  Nous pouvons être amenés à compléter ou vérifier certaines données dans des registres publics ou qui nous sont accessibles (par ex. Banque Carrefour des entreprises, Moniteur Belge, Registre des sociétés, bases de données publiques, réseaux sociaux professionnels, Registre des bénéficiaires effectifs).

• Collecte via des bases de données externes et outils de compliance

  Nous pouvons aussi être amenés à compléter ou vérifier certaines données dans des bases de données spécialisées gérées par des tiers, comme le système « FICO ». Nous utilisons également des solutions telles que « Compliance Catalyst » ou des outils de KYC, qui permettent d’effectuer des analyses de due diligence.

• Collecte automatique via nos systèmes techniques

  Pour nos partenaires ou prestataires utilisant nos outils, systèmes informatiques et plateformes numériques, nous pouvons être amenés à collecter automatiquement certaines données techniques lors de votre utilisation de nos services en ligne. Ces données incluent votre adresse IP, les informations de connexion, votre identifiant numérique auprès de Mobilize Financial Services, les données de navigation, les cookies et technologies similaires.

  Pour les utilisateurs de notre site internet, nous nous référons à la politique de cookies publiée sur ledit site.

PARTIE 3 : Quelles catégories de données traitons-nous ?

Dans le cadre de l’utilisation des prestations que nous fournissons à nos clients, nous pouvons être amenés à collecter, en fonction des produits et services souscrits, notamment les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification et de contact : civilité, nom, prénom(s), date de naissance, nationalité, adresse de facturation, adresse de livraison, adresse mail, numéro d’identification nationale, copies de pièces d’identité, numéro de TVA, numéro de téléphone, photographie, coordonnées professionnelles ;
• Données contractuelles et commerciales : historique des relations commerciales, type et numéro de contrat (par ex. contrats de financement ou assurance), mandats, preuves de pouvoir, préférences concernant nos produits et services, numéro de châssis, données de commande et de livraison de véhicules, historique des ventes, ainsi que nos correspondances et le traitement de vos réclamations ;
• Données de vie personnelle : statut matrimonial, enfants ;
• Données transactionnelles : historique des opérations, commandes, livraisons, prestations, sinistres, réclamations ;
• Données de conformité et de vigilance : informations sur les bénéficiaires effectifs (UBO), personnes politiquement exposées, résultats de due diligence ;
• Données d’identification du véhicule : numéro de châssis (VIN), numéro de plaque d'immatriculation ;
• Données économiques et financières : données des moyens de paiement, revenus et charges, vos coordonnées bancaires (IBAN et numéro de compte), votre situation professionnelle, données de facturation, informations sur votre solvabilité et votre historique de crédit, ainsi que vos données patrimoniales et fiscales lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation de vos demandes de financement ;
• Données de performance : suivi des prestations des vendeurs, calcul des incentives, reporting aux partenaires ;
• Données disciplinaires, contentieuses et de gouvernance : nature des plaintes, sanctions, décisions de justice, correspondances avec avocats, éléments de preuve, procès-verbaux, rapports d’audit, informations sur les administrateurs et représentants légaux ;
• Données issues de l’activité marketing et de la relation client : historique des contrats, données de commande et de livraison, réponses à des enquêtes de satisfaction, analyses de tendances et de comportements d’achat, données issues de campagnes marketing ;
• Données professionnelles : emploi, CV, diplômes, qualification, fonction, permis de travail, parcours professionnel ;
• Toute autre information vous concernant qui doit être traitée conformément aux finalités décrites dans la présente politique.

Lorsqu’un client ou un partenaire est une personne morale, les données d’identification susmentionnées peuvent être collectées au sujet de ses représentants légaux et de personnes de contact au sein de la société.

Nous sommes également susceptibles de traiter certaines catégories particulières de données lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, pour la réalisation d’audits internes et pour la gestion des litiges avec des fournisseurs et autres personnes concernées.

PARTIE 4 : Pour quels objectifs traitons-nous vos données ?

En fonction du contexte dans lequel vos données personnelles sont collectées, nous sommes amenés à traiter vos données personnelles pour plusieurs finalités légitimes et sur différentes bases légales conformément au RGPD comme détaillées ci-dessous :

En notre qualité de responsable du traitement

A. Dans le respect et l’exécution d’une obligation légale (art. 6(1), c) du RGPD) pour autant qu’en vigueur et applicable, y compris tout amendement, modification ou remplacement intervenant de temps en temps :

B. Dans le cadre de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou de l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
(art. 6(1), b) du RGPD) :

C. Dans le cadre de la préservation de nos intérêts légitimes (art. 6(1), f) du RGPD) :

Nous pouvons en outre traiter vos données personnelles si vous nous avez donné votre consentement à cet effet. La base juridique de cette finalité est l’art. 6(1), a) du RGPD. Dans ce cas, vous pouvez révoquer à tout moment le consentement que vous nous avez accordé.

Si nous devions, de manière ponctuelle, traiter vos données personnelles à une fin autre que celles mentionnées ci-dessus, nous vous informerons de cette nouvelle finalité, dans les limites autorisées par la loi, dans la mesure où cela est légalement nécessaire.

En notre qualité de sous-traitant

Par ailleurs, Mobilize Financial Services agit également en tant que sous-traitant pour certains partenaires. C’est notamment le cas lorsque vous avez contracté avec un de nos partenaires un contrat se présentant sous un nom de marque Mobilize Financial Services, Mobilize Insurance ou un dérivé. Dans ce cadre, Mobilize Financial Services s’occupe, pour le compte du partenaire, de :

1. La gestion des opérations marketing de certains produits (par ex. gestion des campagnes e-mailing marketing (lettres d’information, newsletters, communications promotionnelles)) ;
2. L’animation du réseau de distribution (concessionnaires) via lequel les produits sont distribués à des clients finaux ;
3. La gestion des contrats et fin de contrats de financement, entretien et renouvellement de certains portefeuilles clients ;
4. La réalisation d’enquêtes de satisfaction et études de marché ;
5. La réalisation d’analyses marketing/statistiques sur les contrats de financement et sur les contrats d’assurance automobiles.

Nous vous renvoyons à cet égard vers la politique de confidentialité du partenaire concerné par le produit auquel vous avez souscrit.

PARTIE 5 : Quels sont les destinataires de vos données ?

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans la seule mesure nécessaire à la poursuite de ces finalités, les données personnelles que nous collectons peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires (internes ou externes) suivants :

1. Au sein de Mobilize Financial Services (en interne) :

   Les données à caractère personnel peuvent être communiquées, en fonction des besoins et dans la limite de leurs attributions, aux services internes de Mobilize Financial Services, notamment :

   • Les services internes habilités à gérer la relation commerciale, soit toutes personnes en charge de la gestion et de l’exécution des contrats et des commandes ;
   • Les services internes en charge du marketing, de la relation client, des réclamations, de la prospection, des services administratifs et financiers, des services informatiques et des services juridiques dans le cadre de leurs missions respectives.
2. Au sein du groupe Mobilize Financial Services :

   Dans certains cas, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles au sein du groupe Mobilize Financial Services dans le respect du contrat intra-groupe liant les entités du groupe Mobilize Financial Services, et sous réserve de votre consentement lorsque requis par la règlementation, notamment :

   • Les entités du groupe Mobilize Financial Services en charge du marketing, des services administratifs, des services informatiques ;
   • Les entités du groupe Mobilize Financial Services en charge de la gestion centralisée des bases de données de nos clients ;
   • Toute autre entité du groupe Mobilize Financial Services dont l’intervention serait nécessaire à l’exécution des traitements mis en œuvre conformément à cette politique.
3. À l’extérieur du groupe Mobilize Financial Services :

   Selon la finalité du traitement, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des sociétés extérieures au groupe Mobilize Financial
   Services :

   • Des tiers intervenant notamment dans la réalisation d’opérations en exécution d’un contrat entre Mobilize Financial Services et vous (par ex. : les concessionnaires automobiles intervenant, par exemple, dans le cadre d’un contrat d’entretien).
   • Des sous-traitants et prestataires de services (par ex. les fournisseurs de solutions informatiques, prestataires de services RH, agences de voyages, prestataires marketing, sociétés d’assurance) ;
   • Des partenaires commerciaux qui les utiliseront pour leurs propres finalités. Ces partenaires agissent alors en tant que responsables de traitement et leur politique de traitement de données personnelles s’applique aux données partagées. Nous nous assurons de vous demander votre consentement à ce partage lorsque la règlementation l’exige, ou à tout le moins de vous permettre de vous y opposer.
     • Renault SAS et les filiales du groupe Renault : dans le respect du contrat intra-groupe liant les entités du groupe Renault : https://www.renaultgroup.com/nos-engagements/le-groupe-renault-et-vos-donnees-personnelles/
     • Nissan et les filiales du groupe Nissan : dans le respect du contrat liant Nissan et Mobilize Financial Services ;
     • Les concessionnaires automobiles intervenant notamment dans la réalisation d’opérations en exécution d’un contrat entre Mobilize Financial Services et vous ;
     • Partenaires bancaires.
   • Nos conseillers professionnels (p. ex. avocats, consultants) si applicable ;
   • Des autorités administratives ou judiciaires (par ex. des organismes de régulation, autorités fiscales, sociales ou financières (ex. : CTIF-CFI, FSMA, NBB, administration fiscale)) ;
   • Les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous impliquant ;
   • Les autorités compétentes en cas de constatation ou de suspicion de la survenance d’une infraction vous impliquant conformément à ou tel que requis par la loi applicable ;
   • Les entités gouvernementales autorisées à accéder à ou à obtenir vos données conformément à la loi applicable.

Enfin, nous divulguerons également vos données personnelles à des tiers :

• En cas de vente ou d’achat d’une entreprise ou d’actifs, auquel cas nous pouvons communiquer vos données au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs ;
• Si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous acquitter d’une obligation légale quelconque ou de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Mobilize Financial Services, ou de tiers. Nous pouvons alors être amenés à échanger des données avec les pouvoirs publics (y compris les autorités judiciaires, la police et les régulateurs) dans le cas, par exemple, d’incident cybernétique ;
• Si cette divulgation est nécessaire pour réaliser une quelconque des finalités énoncées dans la PARTIE 4 de la présente politique.

PARTIE 6 : Utilisez-vous des cookies ?

Notre site Internet utilise des cookies et/ou d’autres technologies similaires. Pour obtenir des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et sur les finalités pour lesquelles nous les utilisons, merci de vous référer à notre Politique cookies dédiée disponible sur notre site.

PARTIE 7 : Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Dans la mesure du possible, vos données sont traitées dans l’Espace Économique Européen (« EEE »). Toutefois, certains de nos prestataires de service ou leurs sous-traitants peuvent être situés dans des pays en dehors de l’EEE, vos données personnelles sont traitées dans ces pays. Certains de ces pays peuvent avoir une règlementation sur les données personnelles différente de celle de l’Union Européenne. Dans un tel cas, nous apportons une attention particulière à ce que ce transfert soit effectué en conformité avec la règlementation applicable et mettons en place des garanties assurant un niveau de protection de votre vie privée et de vos droits fondamentaux équivalent à celui offert par l’Union Européenne (notamment par l’utilisation des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne).

Sur simple demande formulée à l’adresse mentionnée dans la rubrique « Quels sont vos droits », nous pouvons vous fournir davantage d’informations sur ces transferts (notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne), s’ils sont applicables à vos données.

PARTIE 8 : Quelles sont les durées de conservation des données ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect des obligations légales applicables.

Pour la détermination des délais de conservation pertinents et sauf indication contraire dans la PARTIE 4, nous prendrons en compte des facteurs tels que :

• Nos obligations et droits contractuels en rapport avec les informations concernées ;
• Les obligations légales, en vertu du droit applicable, de conserver les données pendant une certaine période ;
• Les délais de prescription en vertu du droit applicable ;
• Nos intérêts légitimes dans le cadre du traitement lorsque nous avons effectué des tests de mise en balance ;
• Le caractère sensible des données ;
• Les lignes directrices émises par les autorités compétentes en matière de protection des données ;
• Des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
• Dans le cadre de toute procédure judiciaire en cours ou à venir, en ce compris toute demande de divulgation formulée par un tribunal ou une autorité compétente.

PARTIE 9 : Comment vos données sont sécurisées ?

Tous les destinataires, qu’ils soient internes ou externes, sont soumis à une obligation de confidentialité et de sécurité. Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés.

Nous mettons en place, et exigeons de nos sous-traitants et partenaires, des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques identifiés.

Nos mesures techniques incluent le chiffrement des données sensibles, la mise en place de contrôles d'accès stricts et d'authentification renforcée, la surveillance continue de nos systèmes informatiques, ainsi que des dispositifs de sauvegarde sécurisée et des plans de continuité d'activité.

Lorsque le traitement d’une donnée personnelle implique son transfert, nous nous assurons que ce transfert s’effectue selon des conditions appropriées garantissant un niveau de protection, de sécurité et de confidentialité suffisant.

PARTIE 10 : Quels sont vos droits ?

Vous bénéficiez de plusieurs droits en application de la règlementation relative à la protection des données personnelles :

• Un droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les finalités pour lesquelles nous avons collecté votre consentement ;
• Un droit d’accès à vos données personnelles ;
• Un droit de rectification, si vos données s’avéraient erronées ou périmées ;
• Un droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) de vos données personnelles, lequel peut être limité au regard de nos obligations contractuelles ou légales ;
• Un droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, dans certains cas prévus par la règlementation ;
• Un droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire, sous certaines conditions, le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format informatique structuré, couramment utilisé, et à ce qu’elles soient transmises à un tiers si cela est techniquement possible ;
• Un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles, sous réserve de justifier de raisons tenant à votre situation particulière ;
• Un droit à l’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles et sur vos droits. Cette politique en étant un exemple ;
• Le droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée. Vous avez le droit de vous opposer à une décision entièrement automatisée, i.e. une décision où il n'y a pas d'intervention humaine qui contribue (effectivement) à la prise de décision et ne peut donc modifier la décision. Nous ne prenons aucune décision entièrement informatisée au sujet des personnes concernées.

Veuillez cependant noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations, par exemple à des fins juridiques ou administratives.

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès des autorités compétentes au sujet du traitement de vos données personnelles. Nous vous encourageons à prendre contact avec nous avant toute réclamation, pour que nous essayions de résoudre votre problème ensemble.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès des autorités compétentes :

1. En ce qui concerne la Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ;
2. En ce qui concerne le Grand-Duché de Luxembourg, il s’agit de la Commission nationale pour la protection des données (https://cnpd.public.lu/fr.html).

Pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits, vous pouvez nous contacter par courriel à l’adresse suivante : dataprotection.belgium@mobilize-fs.com, ou par courrier à l’adresse suivante : Mobilize Financial Services, Responsable de la protection des données personnelles, Av. W.A. Mozart 20, 1620 Drogenbos.

PARTIE 11 : Modification de notre politique de protection des données personnelles

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de protection des données personnelles de temps en temps pour tenir compte de l'évolution de nos services, de la réglementation applicable, ou de nos pratiques en matière de protection des données.

Toute modification substantielle vous sera notifiée par courrier électronique ou par publication sur notre site web avec un délai de préavis approprié vous permettant de prendre connaissance des changements.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour vous tenir informé de nos pratiques en matière de protection des données.

Date de dernière mise à jour : Janvier 2026

PARTIE 12 : Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :
dataprotection.belgium@mobilize-fs.com.